Ai sensi dell’art. 13 del Reg. UE 2016/679 (di seguito “GDPR”), recante disposizioni a tutela delle persone rispetto al trattamento dei dati personali, il Titolare del trattamento desidera informarLa sul trattamento dei dati personali e sulle modalità di trattamento qualora Lei desideri effettuare una segnalazione Whistleblowing alla società e il cui trattamento sarà effettuato tramite un’apposita piattaforma informatica di gestione delle segnalazioni di illeciti.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento è la RetailPro S.p.A., nella persona del legale rapp.te, con sede in Sp 336 (ex SS 87) – Km 20,600 Uscita Autostrada Caserta Sud – 81025 - Marcianise (CE), e-mail info@retailprospa.it, pec retailprospa@pec.it

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Il Responsabile della protezione dei dati è la Agilae S.r.l., con sede legale in Via Seggio del Popolo 22, 80138 – Napoli (NA), cui potrà sempre rivolgersi via mail scrivendo a: dpo@agilae.it

DEFINIZIONI PER IL PRESENTE DOCUMENTO

• SEGNALANTE: È la persona fisica che segnala una presunta violazione presunte condotte illecite.
• SEGNALATO: È la persona fisica oggetto della segnalazione, incolpata delle presunte violazioni di cui sopra.
• FACILITATORE: È la persona fisica a cui il segnalante, riponendo la propria fiducia, può decidere di rivolgersi per avere aiuto nell’effettuare la segnalazione.
• SOGGETTO TERZO: È la persona fisica, diversa da segnalante e segnalato, i cui dati personali potrebbero essere contenuti nella segnalazione o acquisiti nel corso dell’attività istruttoria.

TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

Le modalità di segnalazione illeciti (modalità scritta o orale tramite piattaforma) adottate da RetailPro S.p.A. raccolgono esclusivamente i dati identificativi del segnalante (soltanto se rilasciati) e quelli eventualmente comunicati nelle segnalazioni. In particolare, qualora siano rilasciati, i dati trattati saranno:

• Dati personali del segnalante: Nome, Cognome e un dato di contatto alternativo alla piattaforma - indirizzo email e numero di cellulare (facoltativi) - ed altri eventuali dati personali del segnalante e che lo stesso deciderà di rilasciare in maniera spontanea all’interno della segnalazione. Inoltre, nel corso della procedura potranno essere acquisite altre eventuali informazioni personali;
• Dati personali del segnalato: nome, cognome ed altri eventuali dati personali contenuti nella descrizione della segnalazione fatta dal segnalante o acquisite in corso di istruttoria;
• Dati personali del segnalato: nome, cognome ed altri eventuali dati personali contenuti nella descrizione della segnalazione fatta dal segnalante o acquisite in corso di istruttoria;
• Dati personali relativi a terzi che possono essere inseriti nella segnalazione e nei documenti eventualmente allegati o acquisiti nel corso dell’istruttoria e/o le informazioni relative al facilitatore che può aiutare il segnalante. Le segnalazioni non devono contenere dati eccedenti ma solo dati necessari a dimostrare la fondatezza della denuncia.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I dati personali forniti dal segnalante sono acquisiti dalle risorse debitamente delegate all’istruttoria nel corso del procedimento e saranno oggetto di trattamento, in relazione agli obblighi di cui al D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24. In particolare, i suddetti dati saranno trattati per le seguenti finalità:

• Ricezione e analisi delle segnalazioni e, quindi, ricevere, analizzare e gestire, attraverso i canali di comunicazione adibiti, le segnalazioni effettuate anche in forma anonima, relative a presunte irregolarità e/o condotte illecite (c.d. segnalazioni whistleblowing) commesse dai soggetti che, a vario titolo, interagiscono con il Titolare e delle quali il segnalante sia venuto a conoscenza.
• Gestione delle segnalazioni e, quindi, per l’accertamento dei fatti oggetto della segnalazione e lo svolgimento di tutte le attività connesse alla corretta gestione della segnalazione;
• Gestione di eventuali procedimenti disciplinari fondati in tutto o in parte sulla segnalazione e, quindi, per garantire il diritto di difesa dell’incolpato; difatti, le informazioni contenute nella segnalazione potranno essere utilizzate, unitamente ad altri eventuali elementi di riscontro esterno, nell’ambito del procedimento disciplinare avviato nei confronti del segnalato.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Il Titolare del trattamento tratterà i dati personali del segnalante, laddove rilasciati, e dell’eventuale facilitatore sulla base del consenso degli interessati stessi (segnalante e/o facilitatore) (art.6, comma 1, lett.a) del Reg.UE 2016/679) a rilasciare e a trattare i propri dati personali e/o nell’interesse legittimo del Titolare (art. 6 comma 1 lett. f) del Reg.UE 2016/679) a garantire una corretta gestione della segnalazione.

Il consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità nell’ambito del procedimento disciplinare, non è obbligatorio, ma il suo mancato conferimento comporta l’impossibilità di procedere nei confronti del segnalato, nei procedimenti disciplinari fondati esclusivamente sulle dichiarazioni del segnalante.

Il trattamento dei dati personali del segnalato è, invece, basato sull’interesse legittimo del Titolare (art. 6 comma 1 lett. f) del Reg.UE 2016/679) e finalizzato alla ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti, ed in particolare all’accertamento dei fatti segnalati e all’adozione di eventuali provvedimenti. Tale legittimo interesse prevale rispetto al diritto alla protezione dei dati personali di cui godono gli interessati, considerato lo scopo di primario rilievo perseguito dalla legislazione sulla responsabilità amministrativa degli enti da commissione di reati presupposto.

In via generale, il trattamento potrà essere legittimato dall’adempimento di un obbligo di legge derivante dalla L. 179/2017 e dal D.lgs. 24/2023 in materia di tutela dei soggetti che segnalano reati, irregolarità o violazioni delle disposizioni normative nazionali.

MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento sarà effettuato attraverso l’utilizzo di una Piattaforma informatica, accessibile tramite il link inserire link La segnalazione potrà avvenire in forma scritta o in forma orale e potrà essere gestita, a seconda della decisione del segnalante, in forma nominativa o anonima: qualora sia anonima, le proprie generalità potranno essere fornite anche in un secondo momento. Il trattamento avverrà con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate e comunque in modo da garantire la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti.

L’accesso alla Piattaforma Whistleblowing è gestito al fine di impedire l’identificazione del segnalante che intenda rimanere anonimo: gli indirizzi IP non vengono registrati e quindi non possono essere rilevati e le segnalazioni sono criptate. I dati personali identificativi del segnalante non sono direttamente visualizzabili nella segnalazione e sono conservati in modo da essere visibili esclusivamente alle risorse incaricate alla gestione delle segnalazioni.

La società adotta tutte le garanzie previste dalla legge al fine di tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante, in modo che la stessa non sia rivelata a terzi senza l’espresso consenso di quest’ultimo, salvo il caso di segnalazioni in mala fede o diffamatorie. I dati personali che non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione, se accidentalmente raccolti, sono cancellati o oscurata una volta esclusa la loro rilevanza.

Si ricorda, infine, che i dati personali identificativi del segnalante, così come quelli del segnalato o di eventuali terzi soggetti, sono conservati in modo da garantire la riservatezza. L’associazione dell’identità del segnalante alla segnalazione può, infatti, essere effettuata esclusivamente dalle risorse preposte alla gestione delle segnalazioni. L’identità del segnalante potrà essere rivelata nel contesto del procedimento disciplinare, anche al segnalato, nel solo caso in cui detto procedimento si fondi esclusivamente sul contenuto della segnalazione, al fine di garantire il diritto di difesa del segnalato e, comunque, previo espresso consenso del segnalante.

Le risorse incaricate alla gestione garantiscono la massima riservatezza e segretezza delle informazioni e operano nel rispetto di tutte le misure di sicurezza garantite dal Titolare del trattamento. Nell’ambito delle attività svolte durante il processo di gestione delle segnalazioni, laddove ritenga sussistente un ragionevole presupposto di fondatezza/attendibilità, si passerà ad un’indagine approfondita al fine di appurarne la fondatezza e nello svolgimento dell’analisi potranno essere richieste ulteriori informazioni e/o documentazione al segnalante mediante la piattaforma stessa.

Qualora la segnalazione non rientri nell’ambito della segnalazione degli illeciti, la risorsa preposta provvederà ad inoltrarla all’area aziendale/organo competente, mantenendo in ogni caso la riservatezza senza, quindi, non sarà rilevare l’identità senza averne ottenuto previamente l’esplicito consenso – sempre che la sua divulgazione non sia imposta dalla legge, da indagini o successivi procedimenti giudiziari. In ogni caso, il Titolare garantisce che verranno sempre adottate le opportune misure al fine di garantire la opportuna riservatezza in vista delle particolari finalità dei trattamenti in oggetto. I dati personali eventualmente conferiti dal segnalante e le informazioni contenute nelle segnalazioni saranno, quindi, trattati secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti di tutti gli interessati. Il processo di gestione delle segnalazioni è disciplinato nella apposita procedura consultabile nella cartella di Scambio e, in ogni caso, sul sito internet della società.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali relativi alle segnalazioni vengono conservati e mantenuti per il periodo necessario al completamento della verifica dei fatti esposti nella segnalazione e per successivi 5 anni dalla chiusura della segnalazione, salvo eventuali procedimenti scaturenti dalla gestione della segnalazione (disciplinari, penali, contabili) nei confronti del segnalato o del segnalante (dichiarazioni in mala fede, false o diffamatorie). In tal caso saranno conservati per tutta la durata del procedimento e fino allo spirare dei termini di impugnazione del relativo provvedimento.

DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

Per il perseguimento delle finalità sopra indicate, le informazioni inviate tramite la Piattaforma di segnalazione degli illeciti sono gestite, sotto propria responsabilità, da risorse appositamente individuate e che, operando in qualità di soggetto designato dalla società, sono individuate come destinatari delle segnalazioni. Si ribadisce che soltanto tali risorse, appositamente e correttamente individuate, avranno accesso ai dati identificativi del segnalante, anche se raccolti in sede di registrazione alla Piattaforma.

Tali risorse sono, a tal fine, autorizzate (ex art.29 del Reg.UE 2016/679) come autorizzati interno o esterni e operano in base alle istruzioni impartite dal Titolare del trattamento. I dati potrebbero essere, inoltre, trattati da consulenti esterni o fornitori (come, ad esempio, il fornitore della piattaforma a tal fine designati) quali responsabili del trattamento ex art. 28 del Reg.UE 2016/679, i quali operano secondo le istruzioni impartite dal titolare con particolare riferimento all’adozione delle misure di sicurezza adeguate al fine di poter garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati.

DIFFUSIONE

I Suoi dati personali non saranno oggetto né di diffusione a destinatari indeterminati né a pubblicazione.

TRASFERIMENTO DEI DATI ALL'ESTERO

I suoi dati personali non saranno trasferiti al di fuori dell’UE.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

1. Diritti del Segnalante

Il segnalante potrà, compatibilmente con gli eventuali obblighi normativi esistenti, esercitare i diritti riconosciuti di cui agli artt. 15/22 del Reg.UE 2016/679: diritto di accesso ai dati personali, diritto di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi (fatta eccezione per i contenuti della segnalazione), diritto di revocare il consenso, diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 d GDPR oppure ricorso all’Autorità giudiziaria competente ai sensi dell’art. 79 GDPR, nei modi e nei limiti previsti dalla vigente normativa nazionale. I diritti sopra descritti potranno essere esercitati mediante i seguenti canali: - Via e-mail al Titolare del trattamento dei dati al seguente indirizzo di posta elettronica: privacy@retailprospa.it - Via e-mail al Responsabile della protezione dei dati al seguente indirizzo di posta elettronica: dpo@agilae.it.Inoltre, la richiesta di esercizio dei diritti potrebbe essere inoltrata mediante la piattaforma in quanto il segnalante, al momento dell’invio della segnalazione, riceverà un codice numerico che gli consentirà non solo di monitorare lo stato della segnalazione ma anche di fare richieste in merito alla segnalazione aperta: sarà quindi premura di dei preposti alla gestione delle segnalazioni provvedere alla comunicazione tempestiva al Titolare del trattamento della richiesta di esercizio dei diritti alla protezione dei dati personali.

2. Diritti del segnalato

Ai sensi di quanto previsto dall’art. 2-undecies del D. Lgs 101/2018, il Titolare informa il segnalato che l’esercizio dei diritti su esposti (cd. diritti dell’interessato individuati dagli artt. 15 a 22 del GDPR) ed in particolare il diritto di accesso, potrà essere ritardato, limitato o escluso per tutto il tempo in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenendo conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare gli interessi di riservatezza del segnalante e di garantire che lo svolgimento degli accertamenti non rischi di essere compromesso. I diritti su esposti non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento, ovvero con reclamo ai sensi dell’art. 77 del Reg.UE 2016/679, quando dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante. In tali casi, tuttavia, i diritti degli interessati possono essere esercitati tramite il Garante per la protezione dei dati personali con le modalità di cui all’art. 160 (D. Lgs. 196/2003 aggiornato al D. Lgs. 101/2018), secondo cui Il Garante informa l’interessato di avere eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, fermo restando il diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale. I diritti potranno essere esercitati tramite gli analoghi canali utilizzati per l’esercizio dei diritti del segnalante.